Papierwerk: ziet u door de bomen het bos niet meer?


Publicatie datum:

Hier leest u alles over documentmanagement

Gesponsorde koppelingen

We kennen het allemaal wel: rondslingerende paperassen en papieren die nog niet opgeborgen zijn. Het grootste nadeel hiervan is dat u, wanneer u echt iets nodig heeft, de benodigde spullen meestal niet direct kunt vinden. Wat weer een hoop gestress en chagrijnige gezichten oplevert. Het is niet voor niets dat we ruim 10% van onze werktijd besteden aan zoeken, wat bijna een heel uur per dag inhoudt.

Het wordt dus de hoogste tijd om een degelijk archiefsysteem te bouwen. Maar hoe?

  • Het te kiezen systeem moet bij u passen
    Wat is uw manier van werken? Wat is wel en wat is juist niet handig? Gaat u liever voor een offline of een online archiveringssysteem? Het grote voordeel aan online document management is dat alles altijd op te vragen is, ook wanneer u niet op uw werk bent. Het nadeel is dat het wel enige tijd kost om al uw papierwerk te digitaliseren.
  • Gebruik voor elk onderwerp / elke klant een aparte map
    Zowel digitaal als offline kunt u op deze manier gemakkelijk uw opgeslagen documenten terugvinden. Helemaal slim is het om deze mappen te labelen, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Let er wel op dat als u met een offline archief blijft werken, u slechts één projectmap op uw bureau legt. Op deze manier houdt u uw hoofd leeg.
  • Gebruik, wanneer dit mogelijk is, maar één archief
    Om het overzicht te behouden, is het slim om maar met één archief te werken. Op deze manier weet u direct waar het opgeslagen moet zijn en hoeft u niet nog in de verschillende archieven te gaan zoeken naar het juiste mapje.
  • Sorteer
    Het is slim om uw archief te sorteren. Een echte aanrader is het sorteren op alfabetische volgorde, op deze manier vindt u namelijk snel de juiste map terug. Als u gaat sorteren op onderwerp moet u constant onthouden en nadenken over welk onderwerp bij die map hoort en hoe u deze map ook alweer genoemd had. Alfabetisch is voor iedereen duidelijk.
  • Schoon jaarlijks uw archief op
    Wanneer u alles archiveert, is het wel belangrijk om door de bomen het bos nog te blijven zien. Daarom is het goed om jaarlijks uw archief op te schonen, zodat alleen de meest recente dingen nog te bekijken en te raadplegen zijn. De rest moet natuurlijk wel gearchiveerd blijven, maar dit kan ook passief en hoeft niet meer direct te raadplegen zijn.

        
Een handig systeem bespaart u niet alleen een hoop gedoe, maar ook een heleboel tijd en dus geld. En dat is toch waar het in de hedendaagse tijd allemaal om draait!

Gesponsorde koppelingen

Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 12
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie werk-opleiding

Statistiek hoofdstuk 4 inleiding in de kansverdeling deel 2

Vervolg op deel 1 van de inleiding in de kansverdeling.

Vind je artikelen schrijven leuk?

Een algemene beschrijving van Media en Entertainment Management

Verslag van mijn gepleegde acties i.v.m. ziekte als gevolg van bossing praktijken van mijn werkgever.

Opeens besef je dat je slachtoffer bent van bossing* of te wel pesten door je baas.

Werking van meest voorkomende pompen

Werking en toepassing van de meest voorkomende pompen

Ontslagen? Wellicht kunt u een WW-uitkering aanvragen.

Informatie over de WW-uitkering: Voorwaarden, hoogte, duur.

De fysieke structuur van een bedrijf

beschrijven hoe een organisatie is gestructureerd

Zeg ken jij de Bossing man, dat is een werkgever die je weg wil pesten door je psycho/sociaal ziek te maken.

Voorbeeld 1 bij ziekmelding werknemer i.v.m. voortdurende “Bossing” activiteiten gepleegd door Bossingman BV (fictieve naam)

Solliciteren

hulp bij het opstellen cv en/of sollicitatiebrief

Bestedingen volgens de algemene economie

Kort en samenvattend artikel over hoe de algemene economie bestedingen beschrijft.

Curriculum vitae (CV)

Een voorbeeld curriculum vitae (cv).

Laatste toelichting voor de tweede advocaat die ook niets voor mijn deed tegen het pesten door mijn baas.

Ik was eerst blij met mijn tweede advocaat in mijn bossing * proces tegen Bossingman BV, maar al snel bleek dat die ook niets voor mij deed.

Help! Ik moet een presentatie houden!

10 tips voor een goede presentatie

Maatschappelijke stage

mijn maatschappelijke stage samengevat om te laten zien hoe leuk vrijwilligerswerk is.

Marktsegmenten in de grond, water & wegenbouw sector

Welke marktsegmenten zijn er te onderscheiden in de gww sector?

Droombaan?

Hoe weet je wat een droombaan is?

solliciteren voor een inbound call-center

Waar jij je op voor moet bereiden bij een sollicitatie voor een inbound call-center

Help: Wat te doen als uw collega stinkt!

Wat doet u wanneer uw collega een zeer onaangename geur heeft. Zeg u er wat van of laat u het weten? Hier wat advies...

Ni Hao, chinees leren? Kun je nog zonder chinees?

Kun je in deze tijd nog zonder kennis van de chinese taal? tips en links om een start te maken met het leren van chinees.

Onderzoeksverslag

het schrijven van een onderzoeksverslag

Tips voor een sollicitatiegesprek

Hier zijn tips voor jouw sollicitatiegesprek!

Ik wil stoppen met mijn studie...

Je studie blijkt niks voor jouw te zijn, je wilt stoppen, maar wat nu. Dit artikel geeft hier uitleg over.

Iemand inwerken makkelijker gezegd dan gedaan

Het lijkt heel makkelijk om iemand goed in te werken toch komt er iets meer bij kijken dan de meeste mensen denken.

Basistermen internet

Nieuw op het internet? Leer hier enkele belangrijke termen!

Toelichting op het ontstaan van de “bossing” praktijken bij Bossingman BV jegens Werknemer.

Pesten door de baas kan meerdere oorzaken hebben, een ervan is hebzucht.

hoe kom je goed voor de dag tijdens een sollicitatiegesprek

hoe zorg je ervoor dat jij een goede indruk maakt tijdens je eerste gesprek?