Papierwerk: ziet u door de bomen het bos niet meer?


Publicatie datum:

Hier leest u alles over documentmanagement

Gesponsorde koppelingen

We kennen het allemaal wel: rondslingerende paperassen en papieren die nog niet opgeborgen zijn. Het grootste nadeel hiervan is dat u, wanneer u echt iets nodig heeft, de benodigde spullen meestal niet direct kunt vinden. Wat weer een hoop gestress en chagrijnige gezichten oplevert. Het is niet voor niets dat we ruim 10% van onze werktijd besteden aan zoeken, wat bijna een heel uur per dag inhoudt.

Het wordt dus de hoogste tijd om een degelijk archiefsysteem te bouwen. Maar hoe?

  • Het te kiezen systeem moet bij u passen
    Wat is uw manier van werken? Wat is wel en wat is juist niet handig? Gaat u liever voor een offline of een online archiveringssysteem? Het grote voordeel aan online document management is dat alles altijd op te vragen is, ook wanneer u niet op uw werk bent. Het nadeel is dat het wel enige tijd kost om al uw papierwerk te digitaliseren.
  • Gebruik voor elk onderwerp / elke klant een aparte map
    Zowel digitaal als offline kunt u op deze manier gemakkelijk uw opgeslagen documenten terugvinden. Helemaal slim is het om deze mappen te labelen, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Let er wel op dat als u met een offline archief blijft werken, u slechts één projectmap op uw bureau legt. Op deze manier houdt u uw hoofd leeg.
  • Gebruik, wanneer dit mogelijk is, maar één archief
    Om het overzicht te behouden, is het slim om maar met één archief te werken. Op deze manier weet u direct waar het opgeslagen moet zijn en hoeft u niet nog in de verschillende archieven te gaan zoeken naar het juiste mapje.
  • Sorteer
    Het is slim om uw archief te sorteren. Een echte aanrader is het sorteren op alfabetische volgorde, op deze manier vindt u namelijk snel de juiste map terug. Als u gaat sorteren op onderwerp moet u constant onthouden en nadenken over welk onderwerp bij die map hoort en hoe u deze map ook alweer genoemd had. Alfabetisch is voor iedereen duidelijk.
  • Schoon jaarlijks uw archief op
    Wanneer u alles archiveert, is het wel belangrijk om door de bomen het bos nog te blijven zien. Daarom is het goed om jaarlijks uw archief op te schonen, zodat alleen de meest recente dingen nog te bekijken en te raadplegen zijn. De rest moet natuurlijk wel gearchiveerd blijven, maar dit kan ook passief en hoeft niet meer direct te raadplegen zijn.

        
Een handig systeem bespaart u niet alleen een hoop gedoe, maar ook een heleboel tijd en dus geld. En dat is toch waar het in de hedendaagse tijd allemaal om draait!

Gesponsorde koppelingen

Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 12
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie werk-opleiding

Tips voor je sollicitatiegesprek

Handige tips voor je sollicitatiegesprek. Zorg dat die droombaan de jouwe wordt!

zwem ABC

Bij de aanleg van de ontwikkeling hebben we eigenlijk 2 dingen die we kunnen onderscheiden. Je hebt de algemene eigenschappen en de individuele eigenschappen.

Statistiek hoofdstuk 3 numerieke methoden deel 2

Vervolg op deel 1 van numerieke methoden, in dit deel meer over verschillende manieren van weergeven.

Verschil tussen Sph & Mwd

hoe maak je de juiste keuze tussen Sociaal pedagogisch hulpverlener of Maatschappelijk werk &dienstverlening.

Hoe kinderen leren rekenen op de basisschool..

In groep 3 begint elk kind op de basisschool met rekenen. Eerst gemakkelijk, 2+1, daarna steeds moeilijker tot we in groep 8 bij het cijferend vermenigvuldigen en de staartdelingen komen.

Hoe maak je een CV?

Een artikel waarin wordt uitgelegd hoe men een C.V. kan maken.

Geld Verdienen via Internet

Geld (bij)verdienen, gewoon vanuit huis

Professioneel telefoneren

Hoe kan je klanten het best te woord staan aan de telefoon? Ontdek het hier!

Economische kringloop volgens de algemene economie

Kort samenvattend artikel over hoe de economische kringloop in elkaar zit volgens de algemene economie

Iemand inwerken makkelijker gezegd dan gedaan

Het lijkt heel makkelijk om iemand goed in te werken toch komt er iets meer bij kijken dan de meeste mensen denken.

Waarom is je netwerk belangrijker dan je opleiding?

Een diploma of bachelor titel is belangrijk maar waarom is je netwerk belangrijker dan je opleiding?

Tijdens de Workshop – De mensen betrekken

Workshops kunnen bedrijven helpen om beter over te komen bij klanten. Denk bijvoorbeeld aan workshops met communicatie. Maar wat moet u tijdens de workshop weten?

Zeg ken jij de Bossing man, dat is een werkgever die je weg wil pesten door je psycho/sociaal ziek te maken.

Voorbeeld 1 bij ziekmelding werknemer i.v.m. voortdurende “Bossing” activiteiten gepleegd door Bossingman BV (fictieve naam)

Mijn ervaringen met de opleiding International Business and Languages

Van 2005 tot 2009 heb ik de opleiding International Business and languages gevolgd aan de Hogeschool Rotterdam HES. In 2009 heb ik mijn diploma behaald, ik deel graag mijn ervaringen over deze opleiding en mijn leven sinds het afronden van de opleiding.

Verschillende soorten uitkeringen: Wat zijn de mogelijkheden voor u?

Welke uitkeringen bestaan er en welke mogelijkheden zijn er voor u?

Hoe je uitstekende verbale communicatievaardigheden kunt ontwikkelen

Communiceren speelt een grote rol in ons leven. Het is dus belangrijk dat we goed kunnen communiceren. Hier geven we tips.

Tips om te goed te formuleren

Aandachtspunten om een mooie brief te schrijven in het Nederlands.

Een goed klimaat op kantoor essentieel voor een productief bedrijf

Wat is een juist klimaat opkantoor en hoe bereik je dat.

Diagnostiek van gedragsproblemen

Waanneer is iets een stoornis en wanneer een gedragsprobleem.

solliciteren voor een inbound call-center

Waar jij je op voor moet bereiden bij een sollicitatie voor een inbound call-center

Marktsegmenten in de grond, water & wegenbouw sector

Welke marktsegmenten zijn er te onderscheiden in de gww sector?

Help! Ik moet een presentatie houden!

10 tips voor een goede presentatie

Hoe voorkom je een enorm ziekteverzuim

Ziekteverzuim kost heel veel geld, is het te voorkomen en zo ja hoe pak je dat aan?

Filosofie op school

er wordt tegenwoordig filosofie gegeven op school is dit een goed keuze vak

Waar vind ik thuiswerk?

Informatie en tips die helpen bij het zoeken en vinden van thuiswerk