Papierwerk: ziet u door de bomen het bos niet meer?


Publicatie datum:

Hier leest u alles over documentmanagement

Gesponsorde koppelingen

We kennen het allemaal wel: rondslingerende paperassen en papieren die nog niet opgeborgen zijn. Het grootste nadeel hiervan is dat u, wanneer u echt iets nodig heeft, de benodigde spullen meestal niet direct kunt vinden. Wat weer een hoop gestress en chagrijnige gezichten oplevert. Het is niet voor niets dat we ruim 10% van onze werktijd besteden aan zoeken, wat bijna een heel uur per dag inhoudt.

Het wordt dus de hoogste tijd om een degelijk archiefsysteem te bouwen. Maar hoe?

  • Het te kiezen systeem moet bij u passen
    Wat is uw manier van werken? Wat is wel en wat is juist niet handig? Gaat u liever voor een offline of een online archiveringssysteem? Het grote voordeel aan online document management is dat alles altijd op te vragen is, ook wanneer u niet op uw werk bent. Het nadeel is dat het wel enige tijd kost om al uw papierwerk te digitaliseren.
  • Gebruik voor elk onderwerp / elke klant een aparte map
    Zowel digitaal als offline kunt u op deze manier gemakkelijk uw opgeslagen documenten terugvinden. Helemaal slim is het om deze mappen te labelen, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Let er wel op dat als u met een offline archief blijft werken, u slechts één projectmap op uw bureau legt. Op deze manier houdt u uw hoofd leeg.
  • Gebruik, wanneer dit mogelijk is, maar één archief
    Om het overzicht te behouden, is het slim om maar met één archief te werken. Op deze manier weet u direct waar het opgeslagen moet zijn en hoeft u niet nog in de verschillende archieven te gaan zoeken naar het juiste mapje.
  • Sorteer
    Het is slim om uw archief te sorteren. Een echte aanrader is het sorteren op alfabetische volgorde, op deze manier vindt u namelijk snel de juiste map terug. Als u gaat sorteren op onderwerp moet u constant onthouden en nadenken over welk onderwerp bij die map hoort en hoe u deze map ook alweer genoemd had. Alfabetisch is voor iedereen duidelijk.
  • Schoon jaarlijks uw archief op
    Wanneer u alles archiveert, is het wel belangrijk om door de bomen het bos nog te blijven zien. Daarom is het goed om jaarlijks uw archief op te schonen, zodat alleen de meest recente dingen nog te bekijken en te raadplegen zijn. De rest moet natuurlijk wel gearchiveerd blijven, maar dit kan ook passief en hoeft niet meer direct te raadplegen zijn.

        
Een handig systeem bespaart u niet alleen een hoop gedoe, maar ook een heleboel tijd en dus geld. En dat is toch waar het in de hedendaagse tijd allemaal om draait!


Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 12
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie werk-opleiding

Solliciteren via internet

Een baan via internet. Wel willen werken, maar nu nog de juiste vacature vinden.

Diverse sportopleidingen

Een aantal HBO en WO sportopleidingen op een rijtje voor als je (nog) niet weet wat je wil gaan doen

Werken als au pair in het buitenland.

Een manier om lang in het buitenland te vertoeven is om au pair te zijn. In het artikel wordt verteld wat het inhoudt om au pair te zijn en hoe je dit kunt regelen.

Gewoonterecht

Over het recht dat niet is vastgelegd

Macro economie en onderneming volgens de algemene economie

Kort en samenvattend artikel over hoe de algemene economie macro economie beschrijft.

Wat voor soorten thuiswerk zijn er?

In dit artikel een overzicht van alle soorten thuiswerk

Produceren en productieverschillen volgens de algemene economie

Een informatief artikel, op een samenvattende manier geschreven, over produceren.

Toelichting op het ontstaan van de “bossing” praktijken bij Bossingman BV jegens Werknemer.

Pesten door de baas kan meerdere oorzaken hebben, een ervan is hebzucht.

Toelichting bossing door machtsmisbruik Adolf bij nieuwe lay-out standaard kleinverpakking.

Bossing* of pesten door de baas kent vele vormen, de belangrijkste is machtsmisbruik.

Projectmatig werken.

De fases die een project doorloopt.

De vereisten aan een ontslagbrief

Hoe schrijft men een ontslagbrief

Hoe implementeer je de Bottom up management stijl?

Met de Bottom up management stijl kun je een hogere shared value creëren maar hoe implementeer je de Bottom up management stijl?

Wat kan je doen als je geen meer werk hebt ?

Wat kan je doen wanneer je ontslagen wordt ?

Ontslagen? Wellicht kunt u een WW-uitkering aanvragen.

Informatie over de WW-uitkering: Voorwaarden, hoogte, duur.

5 time-management tips voor werkende studenten

Studentenwerk, Studentenwerk amsterdam

Van solliciteren je hobby maken

Interview met een ww er.

Statistiek Hoofdstuk 1 Gegevens en statistiek

Samenvattend artikel over hoofdstuk 1 van Statistics for business and economics

Statistiek hoofdstuk 3 numerieke methoden deel 2

Vervolg op deel 1 van numerieke methoden, in dit deel meer over verschillende manieren van weergeven.

Social Work .. iets voor mij?

Wat houdt Social Work in en wat kun je ermee worden?

Waar vind ik nu een goede job?

Waar kan ik overal zoeken naar vacatures?

Situationeel leiderschap Hersey Blanchard

Situationeel leiderschap beschreven door Hersey en Blanchard uitgelegd. In elke situatie geef je op een andere manier leiding.

De kunst van het interviewen

Leer hoe je een professioneel interview kunt afnemen.

Een dag uit het leven van een stewardess

Wat zijn de preciece taken van het cabinepersoneel?

Een verkooptraining

Denk je er aan om een verkooptraining te gaan volgen? Lees hier wat je kunt leren in een verkooptraining en wat je er in je carriere aan kunt hebben!

EHBO aan Kinderen

Een cursus Eerste Hulp aan Kinderen is nuttig, maar voor mensen die professioneel werken met kinderen, zelfs verplicht. Maar altijd is het fijn om goed te weten hoe te handelen in geval van nood!