Hoe schrijf ik een zakelijke brief?


Publicatie datum:

Handige tips en richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief.

Gesponsorde koppelingen

De communicatiemiddelen zijn in deze moderne tijd enorm uitgebreid. Denk maar aan internet, mobiele telefoons en de fax. Toch is de zakelijke brief nog steeds communicatiemiddel nummer 1 binnen een bedrijf. Er zijn miljarden zakelijke brieven verzonden via TNT Post binnen Nederland in de afgelopen 10 jaar. Hoe schrijf je nu eigenlijk een goede zakelijke brief? Dat lees je in dit artikel.

De lay-out

In tegenstelling tot vroeger, toen er nog strikte regels golden voor de indeling van brieven, is er tegenwoordig veel meer vrijheid. De twee meest gebruikte lay-outs zijn de Hollandse en de Amerikaanse briefindeling. Hierop  bestaan tegenwoordig vele varianten. Toch is er één variant die het meest gebruikt wordt, namelijk de Amerikaanse indeling nieuwe stijl. Deze vorm heeft 3 kenmerkende eigenschappen:

  • de onderdelen beginnen in dezelfde positie aan de linkerkant
  • de alinea's worden gescheiden door een witregel
  • de volgorde van de onderdelen ligt vast

De volgorde van deze onderdelen kan bijvoorbeeld zijn:

  1. afzender
  2. geadresseerde
  3. plaats en datum
  4. referentieregel(s)
  5. aanhef
  6. brieftekst
  7. slotformule
  8. ondertekening
  9. bijlagen
  10. kopie

 

Briefconventies

Er bestaan geen vaste regels voor het schrijven van een brief. Er wordt volgens de briefconventie getoetst wat het taalgebruik en de lay-out van een brief moeten zijn. Een briefconventie is afhankelijk van de gebruiken en de etiquette van een bepaalde tijd. Vanwege twee oorzaken zijn er in Nederland de laatste jaren veel conventies veranderd. De eerste oorzaak is, dat de omgang met elkaar in het bedrijfsleven en bij de overheid minder formeel is geworden. Dit heeft een grote invloed op de aanspreekvorm en de toon en stijl van het taalgebruik in de brief. De tweede oorzaak is, dat het bedrijfsleven en de overheid tegenwoordig niet meer alleen uit mannen bestaan. Werd zo'n 10 jaar geleden nog Mijne Heren als aanhef aanbevolen, tegenwoordig kan dit echt niet meer.

De vaste onderdelen van een zakelijke brief

De adressering

Deze bestaat uit:

  • de naam van de organisatie waar de brief voor bestemd is, letterlijk overgenomen dus compleet met hoofdletters en leestekens
  • t.a.v. dit betekent ter attentie van, hierachter komt de naamsvermelding
  • het adres, bij voorkeur met postbusnummer
  • de postcode en plaatsnaam

De plaats en datum

De datum wordt voluit vermeld, dus bijvoorbeeld 12 juni 2009. Hierachter hoeft geen punt komen te staan. Als de plaatsnaam al in het briefhoofd wordt vermeld, dan hoeft deze niet ook nog eens voor de datum te komen. Anders dus wel.

De referentieregels

Deze bestaan uit:

  • uw kenmerk, meestal een combinatie van cijfers en letters
  • uw kenmerk, ook een letter- cijfercombinatie
  • de datum behandeld door, dit is degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van de brief
  • het doorkiesnummer
  • betreft of onderwerp, een korte aanduiding van het onderwerp van de brief

Aanhef

De keuzemogelijkheden voor de aanhef, waarin de lezer van de brief wordt aangesproken zijn:

  • geachte dames en heren
  • Geachte heer, mevrouw (Geachte heer/mevrouw wordt niet meer gedaan
  • Geachte heer... (naam)
  • Geachte mevrouw... (naam)

De aanhef wordt altijd afgesloten met een komma.

Beginzinnen

Vaak worden nog ouderwetse en deftige formuleringen gebruikt aan het begin en eind van een brief. Deze zinnen horen niet meer thuis in de moderne zakelijke brief. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Naar aanleiding van uw schrijven...
  • Hierbij zend ik u...
  • Onder referte...
  • Hierbij delen wij u mede...
  • Ingesloten vind u...
  • Langs deze weg...
  • In vervolg op...
  • Middels deze brief...
  • Bijgaand zenden wij u...
  • In aansluiting op...
  • Naar aanleiding van onze telefonische afspraak
  • Hierbij wil u mededelen...

 Voor de bepaling van plaats

  • In uw brief van...
  • In de krant van...
  • In de notulen van...

Graag

  • Graag informeren wij u over...
  • Graag nodigen wij u uit...

U/Uw

  • U weet dat ons bureau...
  • U hebt mij gevraagd...

Zoals

  • Zoals afgesproken...
  • Zoals beloofd...

Overige bepalingen

  • Hartelijk gefeliciteerd...
  • Met veel plezier/genoegen...

"Verhaaltje"

  • Het komt in de praktijk maar al te vaak voor..
  • Recente berichten in de pers...
  • Wij hebben goed nieuws voor alle medewerkers...

 Slotzinnen

Een brief afsluiten met een prachte, formele volzin hoeft tegenwoordig ook niet meer. Denk hierbij aan zinnen als:

  • Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest,
  • Inmiddels verblijven wij,
  • In de hoop spoedig van u te vernemen,
  • Ik zie uw reactie gaarne tegemoet,
  • In afwachting van uw spoedige reactie,
  • Omgaande uw antwoord tegemoet ziende,                                                                                   

Als in de brief het onderwerp goed is verwoord, dan is dit ook voldoende en zijn deze beleefdheidsformules ook niet meer nodig. Als je reële informatie geeft dan kun je wel een slotzin gebruiken, zoals:

  • Hebt u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met...
  • Wilt u meer informatie...

Als afsluiting van een brief wordt door de meeste organisaties tegenwoordig gekozen voor Met vriendelijke groet, of in een zeer formele brief met Hoogachtend.

De ondertekening

De ondertekening komt onder de slotformule te staan. Dit is een handtekening en daaronder vaak de naam van het bedrijf en in de meeste gevallen ook de naam van de ondertekenaar. Als iemand anders de brief ondertekend, bij afwezigheid van de briefschrijver, dan wordt er b.a. (bij afwezigheid) of i.o. (in opdracht) bij vermeld. Soms staat de functie van de ondertekenaar achter of onder de naam vermeld. Hou er rekening mee, dat er genoeg ruimte is om de handtekening te plaatsen, zodat deze niet over de naam van het bedrijf en/of de ondertekenaar zal worden geschreven.

Kopie en bijlage

Onder aan de brief, dus onder de ondertekening, wordt aangegeven of de brief kopieën en/of bijlagen bevat. Dit kan op verschillende mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn:

  • C.C.: Bijlage
  • c.c.: Bijlagen
  • Kopie aan: Bijlage: +aantal(=1)
  • Kopie: Bijlagen + aantal(=1)
  • Afschrift aan: Bijlage + naamsvermelding
  • (alfabetische volgorde): Bijlagen: + aantal

 De vervolgbladen

Meestal zijn bedrijven in het bezit van speciaal voorgedrukte vervolgbladen. Deze bevat meestal een beknopt briefhoofd. Als er geen voorgedrukt vervolgblad beschikbaar is, dan kunnen de volgende gegevens bovenaan op een blanco bladzijde worden getypt:

  • de naam van de geadresseerde, met of zonder plaatsnaam en adres
  • ons/uw kenmerk
  • de datum
  • het nummer van de bladzijde

Op het eerste blad kan met een cijfer of een speciaal teken worden aangegeven, dat de brief bestaat uit meerdere bladen.

De structuur

De structuur is bepalend voor de leesbaarheid van de brief. Hiermee wordt bedoelt, of de inhoud van de brief op de juiste manier wordt overgebracht. Dus of de lezer begrijpt waar de tekst over gaat. De structuur geef je aan de brief door de indeling en opbouw van de onderdelen in een bepaalde volgorde te zetten. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Inleiding: met een onderwerp, aanleiding en een doel
  • Kern: een hoofdthema, uitgesplitst in deelthema's
  • Slot: samenvatting, actie en informatie

De structuur kan het beste vooraf bepaald worden, aangezien deze heel belangrijk voor de brief om verwarring en/of misverstanden te voorkomen. In korte, eenvoudige brieven wordt de kern vaak in de eerste alinea vermeld. Voor "moeilijke" brieven wordt vaak begonnen met een inleiding in de eerste alinea. De alinea begint met een zin waarin staat waar de alinea over gaat. Een alinea bestaat nooit uit maar één zin. Wél kan als afsluiting of inleiding worden gekozen voor maar één zin.

Gesponsorde koppelingen

Foobie gebruiker Tally1983

Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 16
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie zakelijk

20 manieren om je klanten kwijt te raken

Hard werken is voor de meeste ondernemers in het MKB een vanzelfsprekendheid. Een groot deel van de inspanning gaat zitten in het werven en behouden van klanten. Als daardoor de omzet ook naar verwachting wordt waar gemaakt zit je op de goede weg. Toch zijn er een aantal factoren die een deel van je succes kunnen onder

Receptioniste wordt gastvrouw

Wat doet een receptioniste precies en welke taken behoren bij de functie?

Social Media voor bedrijven

Social media voor bedrijven

Slim inkopen

Verschillende manieren om geld te verdienen met je inkoop, zonder ingewikkelde poespas.

De verandering van de marketinggedachte.

de verandering van de marketing activiteit en gerichtheid door de jaren heen.

Welke starters moeten een bedrijfsplan maken?

Een bedrijfsplan maken is een must voor elke ondernemer. Maak een ondernemersplan en wordt meer succesvol.

Het intelectueel eigendomsrecht.

Het recht dat men heeft op zijn eigen geestelijke creatie.

Een eigen bedrijf, geldmachine of valkuil.

welke vragen stelt de startend ondernemer zichzelf voordat hij besluit om een bedrijf te starten.

Wat wordt er verkocht bij de moderne drogist.

De moderne drogist verkoopt van alles, wat wordt er het meest verkocht bij de moderne drogist?

Ongestoord zakendoen

Aantwoordeservice wanneer je als ondernemer op vakantie gaat, ideaal!

Klantentrouw

Tien tips om klanten te behouden.

Ondernemer 7

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Begin je eigen gratis webwinkel, begin je eigen gratis webshop

Lees hier hoe je gratis je eigen webwinkel kunt beginnen zonder investering.

Tweedehands artikelen online verkopen

Geef je spulletjes een tweede leven en verkoop ze zelf online.

Gamma Holding overgenomen door Gilde en Parcom

Gamma holding is overgenomen door Parcom en Gilde Buy out partners

Is www.goededoelentest.nl betrouwbaar?

De website www.goededoelentest.nl is één van de websites waar je met de Webshop Giftcard kunt betalen maar is www.goededoelentest.nl ook betrouwbaar?

Wat te doen bij boete door VWA door overtreding Rookverbod Horeca

Procedure bij opgelegde boetes door de VWA; hiermee rekt u tijd

Goedkoop winkelen dankzij foutje van de politiek

Lekker goedkoop winkelen midden tussen de weilanden door een blunder van de politiek.

Met Ecofont goedkoper printen. Voldoende zwart tussen de gaten!

Tot 25% goedkoper printen. Voor particulieren en bedrijven!

Het aanbiedingsgesprek: je salaris

Als ict werkgever een goed en marktconform salaris bieden wordt steeds lastiger. Zorg dat niet alleen jouw vacature eruit springt, maar ook je salaris en secundaire voorwaarden eruit springen ten opzichte van je concurrenten.

Ondernemer 15

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Maatschap

Dit gaat over de bedrijfsvorm maatschap.

Ondernemer: 14

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Tips voor beginnende modellen (voorafgaand aan de fotoshoot)

Handige tips voor beginnende modellen die gaan werken met amateur-fotografen. Het eerste deel.

Administratiekantoor altijd handig!

Benieuwd naar de werking van een administratiekantoor?