Hoe schrijf ik een zakelijke brief?


Publicatie datum:

Handige tips en richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief.

Gesponsorde koppelingen

De communicatiemiddelen zijn in deze moderne tijd enorm uitgebreid. Denk maar aan internet, mobiele telefoons en de fax. Toch is de zakelijke brief nog steeds communicatiemiddel nummer 1 binnen een bedrijf. Er zijn miljarden zakelijke brieven verzonden via TNT Post binnen Nederland in de afgelopen 10 jaar. Hoe schrijf je nu eigenlijk een goede zakelijke brief? Dat lees je in dit artikel.

De lay-out

In tegenstelling tot vroeger, toen er nog strikte regels golden voor de indeling van brieven, is er tegenwoordig veel meer vrijheid. De twee meest gebruikte lay-outs zijn de Hollandse en de Amerikaanse briefindeling. Hierop  bestaan tegenwoordig vele varianten. Toch is er één variant die het meest gebruikt wordt, namelijk de Amerikaanse indeling nieuwe stijl. Deze vorm heeft 3 kenmerkende eigenschappen:

  • de onderdelen beginnen in dezelfde positie aan de linkerkant
  • de alinea's worden gescheiden door een witregel
  • de volgorde van de onderdelen ligt vast

De volgorde van deze onderdelen kan bijvoorbeeld zijn:

  1. afzender
  2. geadresseerde
  3. plaats en datum
  4. referentieregel(s)
  5. aanhef
  6. brieftekst
  7. slotformule
  8. ondertekening
  9. bijlagen
  10. kopie

 

Briefconventies

Er bestaan geen vaste regels voor het schrijven van een brief. Er wordt volgens de briefconventie getoetst wat het taalgebruik en de lay-out van een brief moeten zijn. Een briefconventie is afhankelijk van de gebruiken en de etiquette van een bepaalde tijd. Vanwege twee oorzaken zijn er in Nederland de laatste jaren veel conventies veranderd. De eerste oorzaak is, dat de omgang met elkaar in het bedrijfsleven en bij de overheid minder formeel is geworden. Dit heeft een grote invloed op de aanspreekvorm en de toon en stijl van het taalgebruik in de brief. De tweede oorzaak is, dat het bedrijfsleven en de overheid tegenwoordig niet meer alleen uit mannen bestaan. Werd zo'n 10 jaar geleden nog Mijne Heren als aanhef aanbevolen, tegenwoordig kan dit echt niet meer.

De vaste onderdelen van een zakelijke brief

De adressering

Deze bestaat uit:

  • de naam van de organisatie waar de brief voor bestemd is, letterlijk overgenomen dus compleet met hoofdletters en leestekens
  • t.a.v. dit betekent ter attentie van, hierachter komt de naamsvermelding
  • het adres, bij voorkeur met postbusnummer
  • de postcode en plaatsnaam

De plaats en datum

De datum wordt voluit vermeld, dus bijvoorbeeld 12 juni 2009. Hierachter hoeft geen punt komen te staan. Als de plaatsnaam al in het briefhoofd wordt vermeld, dan hoeft deze niet ook nog eens voor de datum te komen. Anders dus wel.

De referentieregels

Deze bestaan uit:

  • uw kenmerk, meestal een combinatie van cijfers en letters
  • uw kenmerk, ook een letter- cijfercombinatie
  • de datum behandeld door, dit is degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van de brief
  • het doorkiesnummer
  • betreft of onderwerp, een korte aanduiding van het onderwerp van de brief

Aanhef

De keuzemogelijkheden voor de aanhef, waarin de lezer van de brief wordt aangesproken zijn:

  • geachte dames en heren
  • Geachte heer, mevrouw (Geachte heer/mevrouw wordt niet meer gedaan
  • Geachte heer... (naam)
  • Geachte mevrouw... (naam)

De aanhef wordt altijd afgesloten met een komma.

Beginzinnen

Vaak worden nog ouderwetse en deftige formuleringen gebruikt aan het begin en eind van een brief. Deze zinnen horen niet meer thuis in de moderne zakelijke brief. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Naar aanleiding van uw schrijven...
  • Hierbij zend ik u...
  • Onder referte...
  • Hierbij delen wij u mede...
  • Ingesloten vind u...
  • Langs deze weg...
  • In vervolg op...
  • Middels deze brief...
  • Bijgaand zenden wij u...
  • In aansluiting op...
  • Naar aanleiding van onze telefonische afspraak
  • Hierbij wil u mededelen...

 Voor de bepaling van plaats

  • In uw brief van...
  • In de krant van...
  • In de notulen van...

Graag

  • Graag informeren wij u over...
  • Graag nodigen wij u uit...

U/Uw

  • U weet dat ons bureau...
  • U hebt mij gevraagd...

Zoals

  • Zoals afgesproken...
  • Zoals beloofd...

Overige bepalingen

  • Hartelijk gefeliciteerd...
  • Met veel plezier/genoegen...

"Verhaaltje"

  • Het komt in de praktijk maar al te vaak voor..
  • Recente berichten in de pers...
  • Wij hebben goed nieuws voor alle medewerkers...

 Slotzinnen

Een brief afsluiten met een prachte, formele volzin hoeft tegenwoordig ook niet meer. Denk hierbij aan zinnen als:

  • Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest,
  • Inmiddels verblijven wij,
  • In de hoop spoedig van u te vernemen,
  • Ik zie uw reactie gaarne tegemoet,
  • In afwachting van uw spoedige reactie,
  • Omgaande uw antwoord tegemoet ziende,                                                                                   

Als in de brief het onderwerp goed is verwoord, dan is dit ook voldoende en zijn deze beleefdheidsformules ook niet meer nodig. Als je reële informatie geeft dan kun je wel een slotzin gebruiken, zoals:

  • Hebt u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met...
  • Wilt u meer informatie...

Als afsluiting van een brief wordt door de meeste organisaties tegenwoordig gekozen voor Met vriendelijke groet, of in een zeer formele brief met Hoogachtend.

De ondertekening

De ondertekening komt onder de slotformule te staan. Dit is een handtekening en daaronder vaak de naam van het bedrijf en in de meeste gevallen ook de naam van de ondertekenaar. Als iemand anders de brief ondertekend, bij afwezigheid van de briefschrijver, dan wordt er b.a. (bij afwezigheid) of i.o. (in opdracht) bij vermeld. Soms staat de functie van de ondertekenaar achter of onder de naam vermeld. Hou er rekening mee, dat er genoeg ruimte is om de handtekening te plaatsen, zodat deze niet over de naam van het bedrijf en/of de ondertekenaar zal worden geschreven.

Kopie en bijlage

Onder aan de brief, dus onder de ondertekening, wordt aangegeven of de brief kopieën en/of bijlagen bevat. Dit kan op verschillende mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn:

  • C.C.: Bijlage
  • c.c.: Bijlagen
  • Kopie aan: Bijlage: +aantal(=1)
  • Kopie: Bijlagen + aantal(=1)
  • Afschrift aan: Bijlage + naamsvermelding
  • (alfabetische volgorde): Bijlagen: + aantal

 De vervolgbladen

Meestal zijn bedrijven in het bezit van speciaal voorgedrukte vervolgbladen. Deze bevat meestal een beknopt briefhoofd. Als er geen voorgedrukt vervolgblad beschikbaar is, dan kunnen de volgende gegevens bovenaan op een blanco bladzijde worden getypt:

  • de naam van de geadresseerde, met of zonder plaatsnaam en adres
  • ons/uw kenmerk
  • de datum
  • het nummer van de bladzijde

Op het eerste blad kan met een cijfer of een speciaal teken worden aangegeven, dat de brief bestaat uit meerdere bladen.

De structuur

De structuur is bepalend voor de leesbaarheid van de brief. Hiermee wordt bedoelt, of de inhoud van de brief op de juiste manier wordt overgebracht. Dus of de lezer begrijpt waar de tekst over gaat. De structuur geef je aan de brief door de indeling en opbouw van de onderdelen in een bepaalde volgorde te zetten. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Inleiding: met een onderwerp, aanleiding en een doel
  • Kern: een hoofdthema, uitgesplitst in deelthema's
  • Slot: samenvatting, actie en informatie

De structuur kan het beste vooraf bepaald worden, aangezien deze heel belangrijk voor de brief om verwarring en/of misverstanden te voorkomen. In korte, eenvoudige brieven wordt de kern vaak in de eerste alinea vermeld. Voor "moeilijke" brieven wordt vaak begonnen met een inleiding in de eerste alinea. De alinea begint met een zin waarin staat waar de alinea over gaat. Een alinea bestaat nooit uit maar één zin. Wél kan als afsluiting of inleiding worden gekozen voor maar één zin.

Gesponsorde koppelingen

Foobie gebruiker Tally1983

Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 16
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie zakelijk

Tips voor beginnende modellen (voorafgaand aan de fotoshoot)

Handige tips voor beginnende modellen die gaan werken met amateur-fotografen. Het eerste deel.

Robert Cialdini en de basisregels voor ondernemers

Robert Cialdini beschreef in zijn boek 'Invloed, de zes geheimen van het overtuigen' regels die elke ondernemer moet kennen.

Ondernemer 10:

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

De top 5 keuzecriteria voor het uitzoeken van een goed management support buro

Hoe kies je een bureau dat jouw bedrijf het beste kan helpen?

Ondernemer

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

LinkedIn: hét digitale netwerkplatform voor professionals

‘Wat is LinkedIn nou precies en wat kan ik ermee?’, ‘Hoe maak ik een interessant en onderscheidend profiel?’, ‘Hoe vind ik een baan via LinkedIn?’

De waarde van Shared Value (gedeelde waarde) in het M.V.O.

De beginselen van het concept van het creëren van Shared Value.

Hoe verleidt je mensen om op je advertentie te klikken?

Een advertentie plaatsen is 1 maar hoe verleidt je mensen om op je advertentie te klikken.

Waarop letten bij het aanschaffen van een heftruck?

Een aantal punten die belangrijk zijn bij het aanschaffen van een heftruck.

Goede productfoto vergroot de verkoop van product

Vooral op internet bepaalt de kwaliteit van de productfoto of een product wel of niet verkocht wordt.

Ondernemer 16 (slot)

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Groenpoets

Greenwashing of echt MVO?

Nertsenfokkers, zijn dat ondernemers?

Nertsenfokkers willen een claim indienen als dit verboden wordt.

Speelgoed speciaal voor je geliefde kleintjes

TY knuffels zijn niet het enige product dat wij bieden.

Begin je eigen gratis webwinkel, begin je eigen gratis webshop

Lees hier hoe je gratis je eigen webwinkel kunt beginnen zonder investering.

De verandering van de marketinggedachte.

de verandering van de marketing activiteit en gerichtheid door de jaren heen.

Met Ecofont goedkoper printen. Voldoende zwart tussen de gaten!

Tot 25% goedkoper printen. Voor particulieren en bedrijven!

Transportband: de drijvende kracht voor veel bedrijven

Een transportband kan in veel branches ingezet worden. Er zijn veel verschillende soorten transportbanden in gebruik.

Ondernemer 8

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Ondernemers tip 3

Van wie zijn ideeen?

De voordelen van PVC vloeren even op een rijtje

De allernieuwste trend op het gebied van vloeren zijn op dit moment de PVC vloeren, dit prachtige product is bijna niet te onderscheiden van een echte houtenvloer.

De evolutie van het onderhoud in de elektromechanica.

Ontwikkelingen in engineering, onderhoud en service in de elektromechanica.

Is www.goededoelentest.nl betrouwbaar?

De website www.goededoelentest.nl is één van de websites waar je met de Webshop Giftcard kunt betalen maar is www.goededoelentest.nl ook betrouwbaar?

Telemarketing

Wat houdt telemarkteting nu eigenlijk in? Duidelijke uitleg en opsommingen.

Het fabeltje van zonnepanelen en zonne-energie

In 10 jaar tijd je zonnepanelen terugverdienen? Een modern fabeltje.