Hoe schrijf ik een zakelijke brief?


Publicatie datum:

Handige tips en richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief.

Gesponsorde koppelingen

De communicatiemiddelen zijn in deze moderne tijd enorm uitgebreid. Denk maar aan internet, mobiele telefoons en de fax. Toch is de zakelijke brief nog steeds communicatiemiddel nummer 1 binnen een bedrijf. Er zijn miljarden zakelijke brieven verzonden via TNT Post binnen Nederland in de afgelopen 10 jaar. Hoe schrijf je nu eigenlijk een goede zakelijke brief? Dat lees je in dit artikel.

De lay-out

In tegenstelling tot vroeger, toen er nog strikte regels golden voor de indeling van brieven, is er tegenwoordig veel meer vrijheid. De twee meest gebruikte lay-outs zijn de Hollandse en de Amerikaanse briefindeling. Hierop  bestaan tegenwoordig vele varianten. Toch is er één variant die het meest gebruikt wordt, namelijk de Amerikaanse indeling nieuwe stijl. Deze vorm heeft 3 kenmerkende eigenschappen:

  • de onderdelen beginnen in dezelfde positie aan de linkerkant
  • de alinea's worden gescheiden door een witregel
  • de volgorde van de onderdelen ligt vast

De volgorde van deze onderdelen kan bijvoorbeeld zijn:

  1. afzender
  2. geadresseerde
  3. plaats en datum
  4. referentieregel(s)
  5. aanhef
  6. brieftekst
  7. slotformule
  8. ondertekening
  9. bijlagen
  10. kopie

 

Briefconventies

Er bestaan geen vaste regels voor het schrijven van een brief. Er wordt volgens de briefconventie getoetst wat het taalgebruik en de lay-out van een brief moeten zijn. Een briefconventie is afhankelijk van de gebruiken en de etiquette van een bepaalde tijd. Vanwege twee oorzaken zijn er in Nederland de laatste jaren veel conventies veranderd. De eerste oorzaak is, dat de omgang met elkaar in het bedrijfsleven en bij de overheid minder formeel is geworden. Dit heeft een grote invloed op de aanspreekvorm en de toon en stijl van het taalgebruik in de brief. De tweede oorzaak is, dat het bedrijfsleven en de overheid tegenwoordig niet meer alleen uit mannen bestaan. Werd zo'n 10 jaar geleden nog Mijne Heren als aanhef aanbevolen, tegenwoordig kan dit echt niet meer.

De vaste onderdelen van een zakelijke brief

De adressering

Deze bestaat uit:

  • de naam van de organisatie waar de brief voor bestemd is, letterlijk overgenomen dus compleet met hoofdletters en leestekens
  • t.a.v. dit betekent ter attentie van, hierachter komt de naamsvermelding
  • het adres, bij voorkeur met postbusnummer
  • de postcode en plaatsnaam

De plaats en datum

De datum wordt voluit vermeld, dus bijvoorbeeld 12 juni 2009. Hierachter hoeft geen punt komen te staan. Als de plaatsnaam al in het briefhoofd wordt vermeld, dan hoeft deze niet ook nog eens voor de datum te komen. Anders dus wel.

De referentieregels

Deze bestaan uit:

  • uw kenmerk, meestal een combinatie van cijfers en letters
  • uw kenmerk, ook een letter- cijfercombinatie
  • de datum behandeld door, dit is degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van de brief
  • het doorkiesnummer
  • betreft of onderwerp, een korte aanduiding van het onderwerp van de brief

Aanhef

De keuzemogelijkheden voor de aanhef, waarin de lezer van de brief wordt aangesproken zijn:

  • geachte dames en heren
  • Geachte heer, mevrouw (Geachte heer/mevrouw wordt niet meer gedaan
  • Geachte heer... (naam)
  • Geachte mevrouw... (naam)

De aanhef wordt altijd afgesloten met een komma.

Beginzinnen

Vaak worden nog ouderwetse en deftige formuleringen gebruikt aan het begin en eind van een brief. Deze zinnen horen niet meer thuis in de moderne zakelijke brief. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Naar aanleiding van uw schrijven...
  • Hierbij zend ik u...
  • Onder referte...
  • Hierbij delen wij u mede...
  • Ingesloten vind u...
  • Langs deze weg...
  • In vervolg op...
  • Middels deze brief...
  • Bijgaand zenden wij u...
  • In aansluiting op...
  • Naar aanleiding van onze telefonische afspraak
  • Hierbij wil u mededelen...

 Voor de bepaling van plaats

  • In uw brief van...
  • In de krant van...
  • In de notulen van...

Graag

  • Graag informeren wij u over...
  • Graag nodigen wij u uit...

U/Uw

  • U weet dat ons bureau...
  • U hebt mij gevraagd...

Zoals

  • Zoals afgesproken...
  • Zoals beloofd...

Overige bepalingen

  • Hartelijk gefeliciteerd...
  • Met veel plezier/genoegen...

"Verhaaltje"

  • Het komt in de praktijk maar al te vaak voor..
  • Recente berichten in de pers...
  • Wij hebben goed nieuws voor alle medewerkers...

 Slotzinnen

Een brief afsluiten met een prachte, formele volzin hoeft tegenwoordig ook niet meer. Denk hierbij aan zinnen als:

  • Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest,
  • Inmiddels verblijven wij,
  • In de hoop spoedig van u te vernemen,
  • Ik zie uw reactie gaarne tegemoet,
  • In afwachting van uw spoedige reactie,
  • Omgaande uw antwoord tegemoet ziende,                                                                                   

Als in de brief het onderwerp goed is verwoord, dan is dit ook voldoende en zijn deze beleefdheidsformules ook niet meer nodig. Als je reële informatie geeft dan kun je wel een slotzin gebruiken, zoals:

  • Hebt u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met...
  • Wilt u meer informatie...

Als afsluiting van een brief wordt door de meeste organisaties tegenwoordig gekozen voor Met vriendelijke groet, of in een zeer formele brief met Hoogachtend.

De ondertekening

De ondertekening komt onder de slotformule te staan. Dit is een handtekening en daaronder vaak de naam van het bedrijf en in de meeste gevallen ook de naam van de ondertekenaar. Als iemand anders de brief ondertekend, bij afwezigheid van de briefschrijver, dan wordt er b.a. (bij afwezigheid) of i.o. (in opdracht) bij vermeld. Soms staat de functie van de ondertekenaar achter of onder de naam vermeld. Hou er rekening mee, dat er genoeg ruimte is om de handtekening te plaatsen, zodat deze niet over de naam van het bedrijf en/of de ondertekenaar zal worden geschreven.

Kopie en bijlage

Onder aan de brief, dus onder de ondertekening, wordt aangegeven of de brief kopieën en/of bijlagen bevat. Dit kan op verschillende mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn:

  • C.C.: Bijlage
  • c.c.: Bijlagen
  • Kopie aan: Bijlage: +aantal(=1)
  • Kopie: Bijlagen + aantal(=1)
  • Afschrift aan: Bijlage + naamsvermelding
  • (alfabetische volgorde): Bijlagen: + aantal

 De vervolgbladen

Meestal zijn bedrijven in het bezit van speciaal voorgedrukte vervolgbladen. Deze bevat meestal een beknopt briefhoofd. Als er geen voorgedrukt vervolgblad beschikbaar is, dan kunnen de volgende gegevens bovenaan op een blanco bladzijde worden getypt:

  • de naam van de geadresseerde, met of zonder plaatsnaam en adres
  • ons/uw kenmerk
  • de datum
  • het nummer van de bladzijde

Op het eerste blad kan met een cijfer of een speciaal teken worden aangegeven, dat de brief bestaat uit meerdere bladen.

De structuur

De structuur is bepalend voor de leesbaarheid van de brief. Hiermee wordt bedoelt, of de inhoud van de brief op de juiste manier wordt overgebracht. Dus of de lezer begrijpt waar de tekst over gaat. De structuur geef je aan de brief door de indeling en opbouw van de onderdelen in een bepaalde volgorde te zetten. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Inleiding: met een onderwerp, aanleiding en een doel
  • Kern: een hoofdthema, uitgesplitst in deelthema's
  • Slot: samenvatting, actie en informatie

De structuur kan het beste vooraf bepaald worden, aangezien deze heel belangrijk voor de brief om verwarring en/of misverstanden te voorkomen. In korte, eenvoudige brieven wordt de kern vaak in de eerste alinea vermeld. Voor "moeilijke" brieven wordt vaak begonnen met een inleiding in de eerste alinea. De alinea begint met een zin waarin staat waar de alinea over gaat. Een alinea bestaat nooit uit maar één zin. Wél kan als afsluiting of inleiding worden gekozen voor maar één zin.


Foobie gebruiker Tally1983

Auteursinformatie


Geschreven artikelen: 16
Leden aangebracht: 0

Meer uit de categorie zakelijk

Kennismaking met Getronics

Getronics een bekende onderneming. Maar hoe is deze ontstaan?

Een hok of kooi waar je huisdier plezier in heeft

Voor ons is het meest belangrijk dat jij tevreden bent en wij zorgen er dan ook voor dat onze producten van hoge kwaliteit zijn.

Slim inkopen

Verschillende manieren om geld te verdienen met je inkoop, zonder ingewikkelde poespas.

Cause Related Marketing effectief voor nieuwe boost?

Cause Related Marketing nieuwe merkstrategie

Hoe kies je een nieuw CMS?

Is je bedrijf toe aan een (nieuw) CMS? Hoe kies je de juiste die bij je wensen en je bedrijf past?

Altijd prijs bij Blokker is je reinste flauwekul.

Volgens de “Blokker deelt uit” kraskaart die je krijgt bij iedere aankoop heb je altijd prijs. Dit is dus niet zo.

Speelgoed speciaal voor je geliefde kleintjes

TY knuffels zijn niet het enige product dat wij bieden.

Ondernemer 5

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Waarom investeren in een huisstijl ontwerp?

Redenen waarom een huisstijl ontwerp rendabel is voor je organisatie.

Extras voor op kantoor

Lees hier alles over hoe je je werknemers motiveert.

Wie zijn de 5 rijkste mensen ter wereld?

Je hebt veel rijke mensen maar wie zijn de rijkste?

Zoek je werk?

Hier vind je handige tips voor het zoeken naar werk

Wat is het doel van Just in time (JIT) management?

Wat is het verschil tussen JIT of het Nederlandse OHN (op het nippertje) management?

Ondernemer 8

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Sunlite Supply maakt het mogelijk om huizenbezitters zonnepanelen systemen aan te schaffen

Hoe is het mogelijk om nog in de recessie geld te besparen?

Voordelen bedrijfsruimte huren in Tilburg

Bent u op zoek naar een bedrijfsruimte te huur? Ontdek alle voordelen van een bedrijfruimte huren in Tilburg.

Ondernemer 6

Het eigen bedrijf, diverse aspecten die van groot belang zijn.

Juwelier Hannink Deventer, voordelige trouwringen, sieraden en horloges.

Juwelier Hannink is al sinds 1959 een begrip in Deventer. Hannink Juwelier staat voor ouderwetse kwaliteit en service tegen betaalbare prijzen.

Nu 30% korting op gekleurde/geprinte achterwanden en meer!

Profiteer nu van de vele tijdelijke aanbiedingen bij A&A Glashandel! Zo krijgt u tot en met 31 mei maar liefst 30% korting op glazen achterwanden met een kleur of print.

Schriftelijke communicatie

Hoe communiceer je schriftelijk op een zakelijke manier met verschillende soorten teksten en doelgroepen.

Een reclamebord, zodat je gezien wordt

Laat je onderneming opvallen, niet alleen met digitale middelen, maar ook met een reclamebord van hardkern trespa

Acquisitie, een kunstvorm voor ondernemers

Acquisitie is misschien niet zo je ding, maar wel noodzakelijk om je bedrijf overeind te houden.

Implementatie factoren die het implementatieproces beïnvloeden.

Beschrijving van verschillende factoren die het implementatieproces kunnen beïnvloeden.

Concepting veel kansen in verzadigde markt

Concepting in verzadigde markt betere marketingstrategie

Goede productfoto vergroot de verkoop van product

Vooral op internet bepaalt de kwaliteit van de productfoto of een product wel of niet verkocht wordt.